導入事例

健康経営支援サービス HealthCare iris導入前にお困りだった点についてお聞かせください。

赤井様：

以前使用していた健診システムはオンプレミスのシステムで、安全衛生部門担当者全員で1台のPCを共用していました。まず、困っていたのは動作が遅く、大量にあるデータの抽出や、帳票の印刷などひとつひとつの作業に時間をとられていました。たとえば1年分の検査結果を数千件抽出するだけでも、午前中いっぱいかかってしまうという状態でした。

松本様：

PCが1台なうえに、そのような状態なので、長時間使うときは周りのメンバーに端末使用予定確認し、前もって調整が必要でした。

サーバー更新のタイミングでシステム更新を検討されることになり当社のHealthCare irisを紹介させていただきました。他社システムもご検討された結果、導入を決めていただいたポイントは何でしょうか。

上田様：

正直に言ってしまうと、コスト面です。初期費用やランニング費用を含めてもirisが優位でした。ただ、当時クラウド型システムの導入実績はなかったので、セキュリティ面の心配は少しあったのと、処理速度や業務効率がどのくらい良くなるのかは気になっていました。

HealthCare irisを導入して改善した点や、よかった点があれば教えてください。

松本様：

まずは各々の個人端末PCで作業ができるようになったので、作業効率はかなり上がりました。以前は健診計画のインポートなど、時間がかかる作業に関しては、定時後にやるようにしていたので、それが業務時間内にできるようになっただけでも残業時間は減っています。

多くのグループ会社の健診計画を作成されているので、会社によって運用が異なることもあると思いますが、対応はできていますか？

松本様：

irisでうまく設定いただいていると思います。阪急電鉄系と交通社系とグループ系とで大きく3つに分けて管理していますが、問題なく対応できています。

赤井様：

具体的に健診計画は、当社でまとめて作成し、irisからエクセル形式の帳票を出して、各会社に渡す運用をしています。
帳票類に関しては、以前の健診システムからの帳票を引き継いで作成してもらいました。追加でほしい帳票があればアイテック阪急阪神の担当SEに作ってもらうなど、いろいろと要望に応えてもらっています。

日野様：

保健師の立場からは、今まで面談の際は健診システムのPCがあるフロアまで行って対象者の情報を紙に印刷して、面談室まで持って行っていました。今は個人のPCを持って行けば、そこで健診結果などを確認しながら保健指導ができるようになりました。これはかなり効率的でペーパーレスにもなっています。
また、面談記録画面も今回作ってもらいました。記憶はすぐに抜け落ちがちなので、後でまとめて入力をすることなく、面談の都度すぐに入力できるようになったので、非常に便利になったと思います。

面談や健診の勧奨はどのように行っていますか？

赤井様：

未受診者はirisで抽出できるので、一定期間を過ぎたらメールで勧奨するようにしています。

鉄道会社の課題として、例えば乗務員の方などはメールアドレスを付与されていない場合も多いと聞きますが…。

上田様：

技術系職種はチームでメールアドレスを共有し、乗務員など現場の方は持っていないですね。

そういった場合の勧奨する方法は、他社様も課題に感じられているのですがどのようにされていますか？

日野様：

現場の衛生管理者にお知らせをしたり、衛生管理者がいない場合は個人宛にお手紙を直接出したりすることもあります。最終的には人事から勧奨することもありますね。健診等の受診率を100％にするために、ご協力いただいています。

ヘルスケア専用Web予約サービスKUUMO導入前にお困りだった点についてお聞かせください。

赤井様：

導入前は電話がメインで、一部他のWeb予約システムも利用していました。
日程変更やキャンセルはすべて電話対応だったので、この対応にとられる時間は非常に多かったです。

松本様：

以前は、安全衛生担当のほぼ全員がずっと電話に出ているという状態の時もありました。加えてメールで連絡される方もいました。メールの返信はテンプレの文書があっても時間がとられますし、見落としてしまうリスクがありました。

赤井様：

また、以前の健診システムを使っていた際はシステムとエクセルで予約の二重管理をしていました。お話ししたように健診システム用のPCが１台しかなく、皆が電話をとりながら入力することができなかったので、予約管理用のエクセルで空き状況を確認しながら入力をして、それを後からまとめて健診システムに登録していました。ただこの方法だと、どうしても入力漏れなどで数が合わないことがあり、一元管理したいと強く思っていました。

以前利用されていたWeb予約システムはインフルエンザ予防接種などに利用されていましたが、課題はありましたか？

松本様：

これは多くのWeb予約システムに共通することなのですが、社員情報をあらかじめ登録できないため、社員が自分自身で新規登録を行っていました。中には社員番号を間違えて登録している方もいたため、社員情報の照合ができず、余計な確認作業が発生していました。
当時利用していたWeb予約システムも、キャンセルなどはご自身でしてもらえて助かる部分は多かったのですが、別の部分で手間が増えていたという感じですね。 そんな折に、アイテック阪急阪神のプレスリリースを見てKUUMOが正式にリリースされたことを知り、営業担当さんに提案してもらいました。

KUUMOにご決定頂いたポイントについてお聞かせください。

松本様：

irisとKUUMO間で予約情報を連携できることが一番魅力的ですね。健診計画はirisで作成しているため、健診でWeb予約システムを導入する場合、健診計画の情報をあらかじめ取り込む必要がありました。
もしかしたらirisとKUUMOなら健診計画の連携ができるのでは？という期待があり、問い合わせしました（笑）
また、社員情報をあらかじめ登録できるため、インフルエンザ予防接種の予約管理のときの課題を解決することができました。
保健指導など汎用的に利用できることもメリットに感じました。

実は当初irisはKUUMOと連携する想定はしてなかったのですが、これをきっかけに開発することができました。御社のおかげですね！（笑）

松本様：

担当いただいているSEの方がとても話しやすいので、無茶ぶりしてしまっていると思います（笑）この連携の件でも、いろいろ無理を言って困らせてしまったと思いますが、いつも柔軟に対応していただけてありがたいです。

KUUMOを導入して改善した点や、活用例があれば教えてください。

社内でWeb予約を利用すると従業員の皆さんに周知した際の反応はいかがでしたか？

上田様：

ストレスチェックを紙運用からWeb化にしていたタイミングであったこともあり、特にトラブルがなかったので、すんなり受け入れられたように思います。

今後KUUMOを活用したい分野はありますか？

日野様：

現在は健診と予防接種の予約に利用しています。今後は保健指導や産業医面談、メンタルカウンセリングの予約にも広げていければと考えています。
特に保健指導の効率化には期待しています。
今までは対象者の方に案内状と日程調整票を郵送し、ご本人に第三希望まで記入してもらい返送、それを見ながら面談スケジュールを組んで、確定通知を紙で送るという運用で、やりとりは少なくとも2往復はありました。これからも、案内状を送る必要はありますが、KUUMOを使って予約をしてもらえれば、やりとりは片道で済みます。各部の担当者が何度も本人に手紙を渡す手間も減ると思っています。

KUUMOの機能で、お知らせ等を送信するメールにPDFファイルを添付することが可能です。勧奨メールや受診案内メールの配信時にPDFで案内を添付できますので、保健指導に必要であれば対応いたします。

日野様：

それは素晴らしい！作業効率が上がりますね。

それ以外にも、オンライン面談用にZoom連携も可能になりましたので、ご入用の際はご相談ください！

システムに限らず、今後健康経営で取り組みたいことがあればお聞かせいただけますか。

日野様：

いま取り組みを強化しているのは喫煙対策です。今後、阪急電鉄では勤務時間中及び職場敷地内禁煙を2024年4月に実施します。会社の喫煙所も閉鎖します。
禁煙外来は会社が全額補助する制度が既にあります。それ以外には「卒煙マラソン」という取り組みを始めました。これは3人1組で内2人が喫煙者、1人が非喫煙者のサポーターという構成のグループをつくりチームで卒煙にチャレンジするものです。3ヶ月禁煙できたらインセンティブがもらえます。
その間、サポーターには保健師からこまめに禁煙グッズや、気分転換の方法などの情報提供をし、サポーターから喫煙者に良いタイミングでモチベーションがあがるよう情報を伝えてもらっています。
またマラソンの途中で、新聞形式で自分たちの取り組みを紹介する報告書をつくってもらっています。これも良い出来栄えのグループはさらにインセンティブがもらえます。参加者の方も楽しんでやってくれていると思います。

仲間がいれば禁煙を頑張れそうな気がしますね！

日野様：

人事部主体でなくても、健康に関するイベントなどを実施している職場もあります。そういった活動を会社としてサポートしていく取り組みも今後考えたいと思っています。

健康経営施策について今後どのように実施後のケアなどを行いますか。

日野様：

健康経営施策については、イベント終了後に従業員のアンケートで満足度等を測定しています。特にこれまで実施した座禅などは予想以上に満足度が高く、継続して実施したいとの声も多く上がっています。ただ、満足度を測るだけではなく、ヘルスケアデータと掛け合わせたデータ分析等をしたいなと思っています。

イベントに参加した従業員の情報をirisで管理できるようにすれば、実現ができるかもしれないですね。他社ではマインドフルネスを実施後、ストレスチェックを行い、効果検証をしている例もあります。

日野様：

まさにそういうことがしてみたいです。座禅もストレスチェックの結果を使って効果検証できそうです。
あとは、irisと従業員が利用できるようなアプリとの連携もしてみたいです。
阪急阪神ホールディングスが出している「いきいき羅針盤」というアプリとirisが連携できればすごくいいと思います。

それはいい考えですね！社内で検討してみます。